Ett projekt kan ha väldigt olika delar beroende på företag och bransch. Projektverktyg händer samman med projektledning. Det är ett digitalt verktyg vars främsta mål är att hjälpa projektledaren att planera, samordna och kontrollera all aktivitet, framgång och status av projektens samtliga steg. Verktygen effektiviserar processen och underlättar den.

Projektverktygen har olika system och är anpassade efter bransch och behov. Till exempel finns det verktyg som är konstruerade och programmerade för att användas av hantverkare och i byggbranschen. Ett exempel på sådana är MyGizmo projektverktyg. Andra verktyg är anpassade för virtuella assistenter medans tredje uppfyller kraven som en redovisningsbyrå har för att slutföra sina projekt.

Så väljer du rätt projektverktyg

Som sagt är utbudet av projektverktyg relativt stort. För att välja rätt verktyg måste du ta hänsyn till vissa faktorer. Här kommer några bra och nyttiga tips för dig som letar efter ett projektverktyg:

• Vilka funktioner och inriktning skulle passa företaget och projekten det är involverat i? En del verktyg riktar in sig på tekniska utvecklingsprojekt, andra fokuserar på planering av administrativa tjänster.
• Användbarhet är viktig - begränsa dig inte i ditt projektverktyg. Du kanske kan använda det för andra ändamål. Skulle du inte vilja att det ersätter andra system än bara projektledning för ett visst uppdrag? Hitta ett verktyg som är brett och ger dig flera möjligheter.
• Definiera dina mål på ett tydligt sätt – vilket är det primära syftet med verktyget? Finns det några långsiktiga företagsmål som det kan hjälpa till med? Titta gärna på helheten än att bra koncentrera dig på enstaka projekt. eller de övergripande målen? Vad har ni för långsiktiga verksamhetsmål och vad ska införandet av projektet leverera? Vad har ni för drivkraft? Kommer projektverktyget enbart användas för ett projekt, eller ska det även klara av andra funktioner som förvaltning och linjeverksamhet?
• Sätt krav – specificera de grundläggande kraven som verktygen ska uppfylla. De är basen du ska jobba ifrån. Sedan kan du alltid lägga till ytterligare detaljer som du skulle vilja att verktyget ska vara verksamt inom. Börja dock med att sätta specifika krav.
• Sätt upp en budget – vissa verktyg kostar mer än andra. Bestäm vad du behöver och sätt upp en budget för att hitta rätt.

En investering som lönar sig

Ett projektverktyg innebär oftast en investering för företaget som kommer att använda sig av det. Det är väldigt viktigt att sätta upp en budget som ska följas vid val av verktyg. I de flesta fall innebär anskaffningen av ett projektverktyg en större investering. Den lönar sig i längden! Ett passande projektverktyg underlättar många och olika processer inom företaget därför är det en befogad utgift som man bör ha i åtanke. Att ha smidigare, lättare och bättre projektledning leder till goda resultat och nöjda kunder. Det är även orsaken till att ett rätt valt projektverktyg kan ses som en smart investering.